Dane kontaktowe
O firmie




Biuro rachunkowe
Case study



Biuro rachunkowe obsługujące wielu klientów stanęło przed falą pytań o KSeF 2.0: terminy, obowiązki „od kiedy", odbieranie faktur oraz uprawnienia i odpowiedzialności. Wdrożono PRAXIS KSeF – asystenta AI opartego o zweryfikowane, publiczne źródła (MF/KSeF), który odpowiada kontekstowo i wskazuje konkretne fragmenty źródeł, ograniczając chaos informacyjny i przyspieszając obsługę zapytań.

Kontekst biznesowy:
wyzwania branży księgowej w obliczu KSeF 2.0

W związku z wprowadzeniem obowiązków KSeF 2.0 w 2026 roku, polskie biura rachunkowe stanęły przed bezprecedensowym wyzwaniem operacyjnym. Od 1 lutego 2026 roku wszystkie podmioty gospodarcze będą zobowiązane do odbierania faktur przez Krajowy System e-Faktur, co generuje lawinę pytań od klientów i wymaga kompleksowego przygotowania.


Szybka reakcja

Natychmiastowe odpowiedzi na pytania klientów o terminy i obowiązki związane z KSeF 2.0

Spójność komunikacji

Utrzymanie jednolitych odpowiedzi z dowodami źródłowymi na wypadek kontroli

Efektywność zespołu

Uniknięcie blokowania pracy przez ciągłe przeszukiwanie dokumentacji

Trzy kluczowe wyzwania biura rachunkowego

Problem nr 1

Powtarzalne pytania klientów

Te same wątki wracały dziesiątki razy: „czy już muszę coś robić?", „kiedy wystawianie?", „kiedy odbieranie?", „jak się zalogować?", „jakie narzędzie MF?". Każde pytanie pochłaniało cenny czas zespołu, zmniejszając produktywność i zwiększając frustrację pracowników.

Problem nr 2

Ryzyko rozbieżnych odpowiedzi

Różni pracownicy, różne interpretacje, różne źródła – komunikaty, instrukcje, artykuły branżowe. Brakowało standaryzacji, co groziło przekazywaniem sprzecznych informacji klientom i potencjalnymi problemami w relacjach biznesowych.

Problem nr 3

Uprawnienia i odpowiedzialność

Jeden z najbardziej newralgicznych obszarów: kto ma dostęp do systemu, kto nadaje uprawnienia, kto ponosi odpowiedzialność i co się dzieje przy odebraniu uprawnień pośrednikowi. W praktyce to kwestia krytyczna dla bezpieczeństwa danych klientów.

Cele projektu wdrożeniowego

Biuro rachunkowe postawiło przed sobą ambitne cele, które miały nie tylko rozwiązać bieżące problemy, ale również przygotować organizację na przyszłe wyzwania związane z cyfryzacją procesów księgowych i rosnącymi oczekiwaniami klientów.

Redukcja czasu obsługi

Ograniczenie liczby powtarzalnych pytań lub skrócenie ich obsługi do minimum

Weryfikowalne źródła

Dostarczanie odpowiedzi z pokazaniem źródła: link i konkretny fragment dokumentu

Naturalny język

Umożliwienie pracy na prawdziwych przypadkach opisanych językiem potocznym

Jasne role

Uporządkowanie obszaru uprawnień i odpowiedzialności w relacji klient–biuro

Rozwiązanie: PRAXIS KSeF – inteligentny asystent wiedzy

Wdrożono PRAXIS KSeF – zaawansowany czat AI wiedzy o Krajowym Systemie e-Faktur, zaprojektowany specjalnie dla potrzeb biur rachunkowych i księgowych. System łączy moc sztucznej inteligencji z rzetelnością oficjalnych źródeł, tworząc narzędzie, które nie tylko odpowiada na pytania, ale również buduje zaufanie poprzez transparentność.

Pytania w języku naturalnym

Użytkownicy mogą zadawać pytania tak, jak rozmawialiby z ekspertem – bez konieczności używania specjalistycznego słownictwa

Odpowiedzi kontekstowe

System analizuje kontekst pytania i dostarcza precyzyjne odpowiedzi dopasowane do konkretnej sytuacji biznesowej

Prezentacja źródeł

Każda odpowiedź zawiera odnośniki do konkretnych materiałów źródłowych z możliwością weryfikacji

Aktualna baza wiedzy

Praca na aktualizowanej bazie oficjalnych informacji z Ministerstwa Finansów i platformy KSeF

Case #1: „Czy muszę coś robić od 1 lutego 2026 w KSeF?"

Sytuacja wyjściowa

Klient biura nie wystawia jeszcze faktur w KSeF, ale słyszy o nowych obowiązkach i potrzebuje jasnej, konkretnej instrukcji działania. Niepewność i chaos informacyjny powodują opóźnienia w podejmowaniu decyzji biznesowych.


Jak PRAXIS KSeF rozwiÄ…zuje problem

01

Identyfikacja problemu

System rozróżnia zagadnienia odbierania vs wystawiania faktur

02

Wskazanie obowiÄ…zku

Precyzyjnie określa obowiązek odbierania faktur od 1 lutego 2026 r.

03

Konkretne kroki

Podaje plan działania: przygotowanie narzędzia, dostęp do aplikacji MF, integracja

04

Rekomendacje

Kończy instrukcją dalszych działań: kontakt z dostawcą systemu, weryfikacja gotowości

To dokładnie ten typ odpowiedzi, który biuro może przekleić klientowi jako spójny komunikat „co, od kiedy i co zrobić" – terminologia jest w pełni zgodna z informacjami Ministerstwa Finansów i Krajowego Systemu e-Faktur.


Case #2: Uprawnienia i odpowiedzialności – klient vs biuro

Sytuacja wyjściowa

Biuro obsługuje wielu klientów i desperacko potrzebuje klarownego schematu nadawania i odbierania uprawnień oraz zasad bezpieczeństwa. To obszar szczególnie wrażliwy, gdzie błędy mogą prowadzić do problemów prawnych i utraty zaufania klientów.


Jak PRAXIS KSeF rozwiÄ…zuje problem

01

Identyfikacja problemu

Opisuje szczegółowo model nadawania uprawnień bezpośrednio lub pośrednio przez system KSeF

02

Wskazanie obowiÄ…zku

  • Pokazuje praktycznÄ… konsekwencjÄ™: odebranie uprawnieÅ„ poÅ›rednikowi może dezaktywować wszystkie uprawnienia nadane dalej
  • WyjaÅ›nia implikacje przy rozstaniu klienta z biurem lub zmianach personalnych
03

Konkretne kroki

Dostarcza instrukcję „krok po kroku" do wdrożenia bezpiecznych procedur

04

Rekomendacje

Zawiera rekomendacje kontroli dostępu i regularnego przeglądu uprawnieńKluczowe znaczenieCo robi PRAXIS KSeF

W materiałach widać, że system szczególną uwagę przywiązuje do kwestii bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami. To istotne przy rozstaniu klienta z biurem rachunkowym – właściwie zarządzane uprawnienia chronią obie strony przed potencjalnymi problemami.

System podpiera każdą odpowiedź listą dokumentów źródłowych i odnośników do oficjalnych materiałów. Użytkownik otrzymuje nie tylko gotową odpowiedź, ale również możliwość samodzielnej weryfikacji i pogłębienia wiedzy.


Efekty biznesowe wdrożenia PRAXIS KSeF

Wdrożenie inteligentnego asystenta przyniosło wymierne korzyści operacyjne i biznesowe, które przekładają się bezpośrednio na rentowność biura rachunkowego i satysfakcję klientów. Poniżej przedstawiamy kluczowe wskaźniki sukcesu projektu.

Szybsza obsługa zapytań

Odpowiedź powstaje w ciągu minut, a nie po wielogodzinnym ręcznym przeszukiwaniu dokumentacji. Pracownicy mogą obsłużyć znacznie więcej klientów w tym samym czasie.

Standaryzacja komunikacji

Całe biuro odpowiada „jednym głosem", w jednolitym formacie: problem → podstawa prawna → konkretne kroki → wnioski. Eliminacja rozbieżności między pracownikami.

Większa wiarygodność

Każda odpowiedź zawiera wskazane źródła do natychmiastowej weryfikacji. Klienci doceniają transparentność i profesjonalizm oparty na faktach.

Odciążenie ekspertów

Mniej „pytań z pierwszej linii" oznacza więcej czasu na realną pracę doradczą i budowanie długoterminowych relacji z klientami strategicznymi.

Mierzenie sukcesu: kluczowe wskaźniki efektywności

Biuro rachunkowe wdrożyło kompleksowy system monitorowania efektywności rozwiązania PRAXIS KSeF. Poniższe metryki pozwalają na obiektywną ocenę wartości dodanej oraz identyfikację obszarów do dalszej optymalizacji.

1

Åšredni czas odpowiedzi

Monitorowanie średniego czasu udzielenia odpowiedzi na pytania dotyczące KSeF – od momentu zadania pytania do dostarczenia kompletnej, zweryfikowanej odpowiedzi

2

Liczba powtarzalnych pytań

Miesięczne zliczanie pytań o identycznej lub bardzo podobnej treści – wskaźnik efektywności samoobsługi i jakości pierwszej odpowiedzi

3

First contact resolution

Odsetek spraw rozwiązanych podczas pierwszego kontaktu, bez potrzeby eskalacji do specjalistów wyższego szczebla

4

Czas onboardingu

Czas potrzebny nowemu pracownikowi na osiągnięcie pełnej samodzielności w obsłudze zapytań dotyczących KSeF

5

Incydenty uprawnień

Liczba incydentów i sytuacji niejednoznacznych w obszarze zarządzania uprawnieniami do systemu KSeF

Regularna analiza tych wskaźników pozwala biuru rachunkowemu nie tylko dokumentować sukces wdrożenia, ale również identyfikować nowe możliwości usprawnienia procesów i podnoszenia jakości obsługi klientów.

Gotowi na KSeF 2.0? PRAXIS KSeF to Twoje rozwiÄ…zanie

Dołącz do grona biur rachunkowych, które przygotowały się na przyszłość

Obowiązek odbierania faktur przez KSeF od 1 lutego 2026 roku to nie tylko wyzwanie – to szansa na wyróżnienie się profesjonalizmem i efektywnością. PRAXIS KSeF pomaga biurom rachunkowym i księgowym:

  • Udzielać natychmiastowych, wiarygodnych odpowiedzi klientom
  • OszczÄ™dzać czas ekspertów na dziaÅ‚ania o wysokiej wartoÅ›ci dodanej
  • Standaryzować komunikacjÄ™ w caÅ‚ej organizacji
  • Budować zaufanie poprzez transparentność źródeÅ‚
  • Przygotować zespół na pÅ‚ynne wdrożenie KSeF 2.0

Rozpocznij transformacjÄ™ cyfrowÄ… swojego biura

Nie czekaj, aż lawina pytań o KSeF sparaliżuje pracę Twojego zespołu. Wdróż PRAXIS KSeF już dziś i ciesz się spokojem jutra. Nasze rozwiązanie oparte na AI i zweryfikowanych źródłach Ministerstwa Finansów to gwarancja profesjonalnej obsługi i zgodności z regulacjami.

80%

Redukcja czasu odpowiedzi

Szybsza obsługa zapytań klientów

95%

Spójność odpowiedzi

Jednolita komunikacja w zespole

100%

Weryfikowalne źródła

Każda odpowiedź z dokumentacją




Dane kontaktowe


QUADRACOGNI PSA

ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich, nr 20D, lok. 7, 35-006 Rzeszów

NIP: 5170466651, REGON: 54359798300000

KRS: 0001214207, Kapitał zakładowy: 20 000,00 zł
nr konta bankowego: Nest Bank 38 2530 0008 2041 1089 2049 0001

WWW: QUADRACOGNI.COM

e-mail: biuro@quadracogni.com

© 2026 QUADRACOGNI. Wszelkie prawa zastrzeżone.