Dane kontaktowe
O firmie




Chatbot AI na targach i konferencjach

Jak sztuczna inteligencja przekształca obsługę wydarzeń w cyfrowego concierge, kanał sprzedażowy i źródło danych o uczestnikach — jednocześnie redukując koszty operacyjne i podnosząc satysfakcję wszystkich grup.


Raport dla organizatorów eventów

Dlaczego AI w eventach ma sens właśnie teraz?

Targi i konferencje generują w krótkim czasie ogromną liczbę powtarzalnych pytań — od uczestników, wystawców, sponsorów i prelegentów jednocześnie. Tradycyjny zespół obsługi nie nadąża z odpowiedziami w godzinach szczytu, a każde opóźnienie obniża ocenę wydarzenia.

Chatbot AI działa 24/7, w wielu kanałach i językach, obsługując wszystkie grupy naraz — bez kolejek i bez dodatkowych etatów. To nie futurystyczna wizja, to dziś wdrażana praktyka.

45%

organizatorów używa AI

aktywnie wdraża AI do operacji i personalizacji doświadczeń uczestników

Źródło: Event Industry News / EventMobi

Jeden bot, cztery grupy obsługiwane równocześnie

Uczestnicy

Pytania o agendę, sale, wystawców, sesje, parking i aplikację eventową

Wystawcy

Logistyka, montaż, lead capture, pakiety sponsorskie i regulaminy

Prelegenci

Briefy, wymagania techniczne, godziny prób, deadliny i materiały

Sponsorzy

Pakiety, korzyści, raportowanie ROI i możliwości dodatkowej ekspozycji

Korzyść #1: Mniej pracy operacyjnej dla zespołu

AI przejmuje first line support — odpowiada na pytania o harmonogram, lokalizację sal, godziny montażu i demontażu, zasady wjazdu, parking, aplikację eventową oraz dostęp do materiałów. Twój zespół skupia się na zadaniach, których bot nie zastąpi.

Do 25% mniej kontaktów

trafiających do agentów dzięki self-service i automatyzacji (Zendesk)

Natychmiastowe rozwiązanie

większości pytań bez angażowania człowieka (Grip, asystent eventowy)

Pytania bez kolejek

Bot odpowiada w sekundach niezależnie od liczby zapytań jednocześnie

Dostępność 24/7

Obsługa także poza godzinami pracy biura organizatora

Wielojęzyczność

Obsługa uczestników zagranicznych bez dodatkowych zasobów

Korzyść #2: Lepsze doświadczenie uczestnika

49% klientów

czuje się komfortowo z AI, gdy pomaga szybciej odpowiadać na pytania

47% klientów

preferuje AI, gdy szybciej rozwiązuje problemy — bez czekania na człowieka

Wyższa ocena

Mniej frustracji i krótszy czas szukania informacji przekłada się bezpośrednio na wynik NPS wydarzenia

Salesforce podkreśla, że słaba obsługa klienta jest jedną z głównych przyczyn odchodzenia od marki — szybkie, trafne odpowiedzi podczas eventu budują lojalność uczestników i decydują o powrocie na kolejną edycję.

Korzyść #3: Większa monetyzacja wystawców i sponsorów

42%

wzrost adopcji lead-gen

w modelu samoobsługowej sprzedaży dodatków

32%

wyższy przychód na wystawcę

średni wzrost przychodu generowanego przez jednego wystawcę

85%

mniej czasu organizatora

na pytania, wyceny i ręczną konfigurację pakietów

Dane: Swapcard

Platformy eventowe łączą AI z lead capture, networkingiem i mierzalnymi interakcjami przy stoiskach. Samoobsługowa sprzedaż dodatków premium — kwalifikacja leadów, promowanie stoiska, wyróżnienia w aplikacji — generuje nowe przychody bez angażowania zespołu sprzedaży.

Wystawca samodzielnie konfiguruje pakiet lead capture w kilka minut

Bot kieruje właściwych uczestników do stoiska na podstawie ich profilu zainteresowań

Organizator rozlicza ROI sponsora konkretnymi danymi, nie szacunkami

Korzyść #4: Dane do kolejnych edycji

Cvent wskazuje, że systemy AI pozwalają śledzić pełen ślad cyfrowy uczestnika — od rejestracji po aktywność networkingową. To kapitał informacyjny, który poprawia każdą kolejną edycję.

Asystent AI dla wystawcy: konkretne funkcje

1

Onboarding i logistyka

Odpowiedzi o pakietach wystawienniczych, terminach, godzinach montażu i demontażu, regulaminach i zasadach dostępu

2

Lead capture i kwalifikacja

Samoobsługowa konfiguracja lead gen, kwalifikacja odwiedzających, umawianie spotkań i kierowanie uczestników do stoiska

3

Sprzedaż dodatków premium

Networking, promowanie stoiska, wyróżnienia w aplikacji eventowej — bez angażowania zespołu sprzedaży organizatora

4

Raport powystawowy

Ruch na stoisku, liczba leadów i spotkań, aktywność odwiedzających — gotowy do rozliczenia ROI ze sponsorem

Speaker Copilot: asystent prelegenta

Prelegenci zadają dziesiątki powtarzalnych pytań przed każdą edycją. Speaker Copilot to dedykowany asystent oparty na harmonogramie, sesjach i dokumentach organizacyjnych — odpowiada natychmiast, bez angażowania koordynatora wydarzenia.

Przed wydarzeniem

Deadline'y, wymagania techniczne, format prezentacji, zasady publikacji materiałów, komunikacja z organizatorem

W dniu eventu

Lokalizacja sali, godziny prób, zmiany w programie, dostęp do briefu i profilu sesji

Po sesji

Podsumowanie Q&A, najczęstszych tematów i sygnałów zainteresowania uczestników

Co zyskują uczestnicy targów i konferencji

Natychmiastowe odpowiedzi

„Gdzie jest sala?", „Co zaczyna się za 15 minut?", „Jak znaleźć stoisko X?" — odpowiedź w sekundach, niezależnie od godziny

Spersonalizowana ścieżka dnia

Rekomendacje sesji, wystawców i spotkań na podstawie zainteresowań i dotychczasowej aktywności uczestnika

Pełna orientacja w wydarzeniu

Agenda, interaktywna mapa, zmiany w programie w czasie rzeczywistym, przypomnienia o sesjach i spotkaniach

Obsługa wielojęzyczna 24/7

Pełna pomoc dla uczestników zagranicznych oraz dostęp do informacji poza godzinami pracy biura organizatora

Od obsługi ręcznej do cyfrowego concierge

Chatbot AI nie zastępuje zespołu — wzmacnia jego możliwości. Przejmuje powtarzalne zapytania, generuje przychody z samoobsługowej sprzedaży i dostarcza dane behawioralne, które zwiększają wartość każdej kolejnej edycji dla wystawców, sponsorów i uczestników.

Warunek powodzenia: zaufanie i transparentność

Skuteczny chatbot eventowy musi spełniać trzy kluczowe warunki, aby budować zaufanie uczestników i organizatora:

1

Własna baza wiedzy organizatora

Bot zasilony aktualną agendą, regulaminami, mapami i dokumentami wydarzenia — nie generycznymi odpowiedziami

2

Jasne oznaczenie jako AI

72% klientów uważa za ważne, by wiedzieć, kiedy rozmawia z agentem AI (Salesforce) — transparentność buduje zaufanie

3

Prosty eskalacji do człowieka

Każde pytanie poza kompetencjami bota powinno być natychmiast przekazane do koordynatora wydarzenia

72%

klientów chce wiedzieć

kiedy rozmawia z AI, a nie z człowiekiem

Źródło: Salesforce

Podsumowanie: trzy wymiary wartości chatbota AI

🤖 Cyfrowy concierge

Natychmiastowe odpowiedzi dla uczestników, wystawców, prelegentów i sponsorów — 24/7, wielojęzycznie, bez kolejek. Niższy koszt obsługi i wyższa satysfakcja wszystkich grup.

💰 Kanał sprzedażowy

Samoobsługowa sprzedaż pakietów lead capture, kwalifikacja leadów i promowanie stoisk generują nowe przychody bez angażowania zespołu — wzrost przychodu na wystawcę średnio o 32%.

📊 Źródło danych

Pełen ślad cyfrowy uczestnika: check-iny, aktywność networkingowa, ruch przy stoiskach, zaangażowanie w sesje. Dane do precyzyjnego rozliczenia ROI i lepszej sprzedaży kolejnych edycji.




Dane kontaktowe


QUADRACOGNI PSA

ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich, nr 20D, lok. 7, 35-006 Rzeszów

NIP: 5170466651, REGON: 54359798300000

KRS: 0001214207, Kapitał zakładowy: 20 000,00 zł
nr konta bankowego: Nest Bank 38 2530 0008 2041 1089 2049 0001

WWW: QUADRACOGNI.COM

e-mail: praxisksef@quadracogni.com