Dane kontaktowe
O firmie



Chatbot AI na targach i konferencjach
Jak sztuczna inteligencja przekształca obsługę wydarzeń w cyfrowego concierge, kanał sprzedażowy i źródło danych o uczestnikach — jednocześnie redukując koszty operacyjne i podnosząc satysfakcję wszystkich grup.

Raport dla organizatorów eventów
Dlaczego AI w eventach ma sens właśnie teraz?
Targi i konferencje generują w krótkim czasie ogromną liczbę powtarzalnych pytań — od uczestników, wystawców, sponsorów i prelegentów jednocześnie. Tradycyjny zespół obsługi nie nadąża z odpowiedziami w godzinach szczytu, a każde opóźnienie obniża ocenę wydarzenia.
Chatbot AI działa 24/7, w wielu kanałach i językach, obsługując wszystkie grupy naraz — bez kolejek i bez dodatkowych etatów. To nie futurystyczna wizja, to dziś wdrażana praktyka.
45%
organizatorów używa AI
aktywnie wdraża AI do operacji i personalizacji doświadczeń uczestników
Źródło: Event Industry News / EventMobi
Jeden bot, cztery grupy obsługiwane równocześnie
Uczestnicy
Pytania o agendę, sale, wystawców, sesje, parking i aplikację eventową
Wystawcy
Logistyka, montaż, lead capture, pakiety sponsorskie i regulaminy
Prelegenci
Briefy, wymagania techniczne, godziny prób, deadliny i materiały
Sponsorzy
Pakiety, korzyści, raportowanie ROI i możliwości dodatkowej ekspozycji
Korzyść #1: Mniej pracy operacyjnej dla zespołu
AI przejmuje first line support — odpowiada na pytania o harmonogram, lokalizację sal, godziny montażu i demontażu, zasady wjazdu, parking, aplikację eventową oraz dostęp do materiałów. Twój zespół skupia się na zadaniach, których bot nie zastąpi.
Do 25% mniej kontaktów
trafiających do agentów dzięki self-service i automatyzacji (Zendesk)
Natychmiastowe rozwiązanie
większości pytań bez angażowania człowieka (Grip, asystent eventowy)
Pytania bez kolejek
Bot odpowiada w sekundach niezależnie od liczby zapytań jednocześnie
Dostępność 24/7
Obsługa także poza godzinami pracy biura organizatora
Wielojęzyczność
Obsługa uczestników zagranicznych bez dodatkowych zasobów
Korzyść #2: Lepsze doświadczenie uczestnika
49% klientów
czuje się komfortowo z AI, gdy pomaga szybciej odpowiadać na pytania
47% klientów
preferuje AI, gdy szybciej rozwiązuje problemy — bez czekania na człowieka
Wyższa ocena
Mniej frustracji i krótszy czas szukania informacji przekłada się bezpośrednio na wynik NPS wydarzenia
Salesforce podkreśla, że słaba obsługa klienta jest jedną z głównych przyczyn odchodzenia od marki — szybkie, trafne odpowiedzi podczas eventu budują lojalność uczestników i decydują o powrocie na kolejną edycję.
Korzyść #3: Większa monetyzacja wystawców i sponsorów
42%
wzrost adopcji lead-gen
w modelu samoobsługowej sprzedaży dodatków
32%
wyższy przychód na wystawcę
średni wzrost przychodu generowanego przez jednego wystawcę
85%
mniej czasu organizatora
na pytania, wyceny i ręczną konfigurację pakietów
Dane: Swapcard
Platformy eventowe łączą AI z lead capture, networkingiem i mierzalnymi interakcjami przy stoiskach. Samoobsługowa sprzedaż dodatków premium — kwalifikacja leadów, promowanie stoiska, wyróżnienia w aplikacji — generuje nowe przychody bez angażowania zespołu sprzedaży.
Wystawca samodzielnie konfiguruje pakiet lead capture w kilka minut
Bot kieruje właściwych uczestników do stoiska na podstawie ich profilu zainteresowań
Organizator rozlicza ROI sponsora konkretnymi danymi, nie szacunkami
Korzyść #4: Dane do kolejnych edycji
Cvent wskazuje, że systemy AI pozwalają śledzić pełen ślad cyfrowy uczestnika — od rejestracji po aktywność networkingową. To kapitał informacyjny, który poprawia każdą kolejną edycję.

Dane z każdej edycji pozwalają precyzyjniej sprzedawać kolejne — zarówno wystawcom (konkretny ROI), jak i uczestnikom (spersonalizowana komunikacja).
Asystent AI dla wystawcy: konkretne funkcje
1
Onboarding i logistyka
Odpowiedzi o pakietach wystawienniczych, terminach, godzinach montażu i demontażu, regulaminach i zasadach dostępu
2
Lead capture i kwalifikacja
Samoobsługowa konfiguracja lead gen, kwalifikacja odwiedzających, umawianie spotkań i kierowanie uczestników do stoiska
3
Sprzedaż dodatków premium
Networking, promowanie stoiska, wyróżnienia w aplikacji eventowej — bez angażowania zespołu sprzedaży organizatora
4
Raport powystawowy
Ruch na stoisku, liczba leadów i spotkań, aktywność odwiedzających — gotowy do rozliczenia ROI ze sponsorem
Speaker Copilot: asystent prelegenta
Prelegenci zadają dziesiątki powtarzalnych pytań przed każdą edycją. Speaker Copilot to dedykowany asystent oparty na harmonogramie, sesjach i dokumentach organizacyjnych — odpowiada natychmiast, bez angażowania koordynatora wydarzenia.
Przed wydarzeniem
Deadline'y, wymagania techniczne, format prezentacji, zasady publikacji materiałów, komunikacja z organizatorem
W dniu eventu
Lokalizacja sali, godziny prób, zmiany w programie, dostęp do briefu i profilu sesji
Po sesji
Podsumowanie Q&A, najczęstszych tematów i sygnałów zainteresowania uczestników
Co zyskują uczestnicy targów i konferencji
Natychmiastowe odpowiedzi
„Gdzie jest sala?", „Co zaczyna się za 15 minut?", „Jak znaleźć stoisko X?" — odpowiedź w sekundach, niezależnie od godziny
Spersonalizowana ścieżka dnia
Rekomendacje sesji, wystawców i spotkań na podstawie zainteresowań i dotychczasowej aktywności uczestnika
Pełna orientacja w wydarzeniu
Agenda, interaktywna mapa, zmiany w programie w czasie rzeczywistym, przypomnienia o sesjach i spotkaniach
Obsługa wielojęzyczna 24/7
Pełna pomoc dla uczestników zagranicznych oraz dostęp do informacji poza godzinami pracy biura organizatora
Od obsługi ręcznej do cyfrowego concierge
Chatbot AI nie zastępuje zespołu — wzmacnia jego możliwości. Przejmuje powtarzalne zapytania, generuje przychody z samoobsługowej sprzedaży i dostarcza dane behawioralne, które zwiększają wartość każdej kolejnej edycji dla wystawców, sponsorów i uczestników.
Warunek powodzenia: zaufanie i transparentność
Skuteczny chatbot eventowy musi spełniać trzy kluczowe warunki, aby budować zaufanie uczestników i organizatora:
1
Własna baza wiedzy organizatora
Bot zasilony aktualną agendą, regulaminami, mapami i dokumentami wydarzenia — nie generycznymi odpowiedziami
2
Jasne oznaczenie jako AI
72% klientów uważa za ważne, by wiedzieć, kiedy rozmawia z agentem AI (Salesforce) — transparentność buduje zaufanie
3
Prosty eskalacji do człowieka
Każde pytanie poza kompetencjami bota powinno być natychmiast przekazane do koordynatora wydarzenia
72%
klientów chce wiedzieć
kiedy rozmawia z AI, a nie z człowiekiem
Źródło: Salesforce
Podsumowanie: trzy wymiary wartości chatbota AI
🤖 Cyfrowy concierge
Natychmiastowe odpowiedzi dla uczestników, wystawców, prelegentów i sponsorów — 24/7, wielojęzycznie, bez kolejek. Niższy koszt obsługi i wyższa satysfakcja wszystkich grup.
💰 Kanał sprzedażowy
Samoobsługowa sprzedaż pakietów lead capture, kwalifikacja leadów i promowanie stoisk generują nowe przychody bez angażowania zespołu — wzrost przychodu na wystawcę średnio o 32%.
📊 Źródło danych
Pełen ślad cyfrowy uczestnika: check-iny, aktywność networkingowa, ruch przy stoiskach, zaangażowanie w sesje. Dane do precyzyjnego rozliczenia ROI i lepszej sprzedaży kolejnych edycji.

Następny krok: Chatbot AI jest gotowy do wdrożenia tam, gdzie już dziś masz bazę wiedzy: agendę, regulaminy, listę wystawców i dokumenty organizacyjne. Zacznij od jednej grupy odbiorców i skaluj na kolejne edycje.



Dane kontaktowe

QUADRACOGNI PSA
ul. Jana i Jędrzeja Śniadeckich, nr 20D, lok. 7, 35-006 Rzeszów
NIP: 5170466651, REGON: 54359798300000
KRS: 0001214207, Kapitał zakładowy: 20 000,00 zł
nr konta bankowego: Nest Bank 38 2530 0008 2041 1089 2049 0001